На каждом предприятии есть определенный процесс отработки коммерческих предложений потенциальным и постоянным клиентам. Редко он визуально представлен в виде схемы, чаще он описан в инструкциях, а, в основном, если не забыли выставить коммерческое предложение, то очень хорошо, если, спустя какое-то время, менеджер поинтересуется у клиента заинтересовало ли коммерческое предложения, можно ли рассчитывать на положительное решение.

Другими словами - в основном, коммерческие предложения отданы всецело на управление менеджерам. Руководство лишь в последствии по объемам продаж может судить об эффективности работы менеджеров, при этом, часто, теряя множество потенциальных сделок, которые могли состояться, если бы менеджер вел коммерческое предложение согласно определенному процессу.

Даже, имея инструкции «Как работать с коммерческими предложениями», без автоматизированного процесса нет возможности проконтролировать выполнение и следование пунктам инструкций.

В итоге, обычная практика, когда менеджеры работают «по верхам» и выполняют роль «живых людей, не роботов», принимающих входящие обращения клиентов, которых приводит платная реклама. Сейчас большая конкуренция, практически во всех отраслях, что требует максимального внимания к покупателям (потенциальным, постоянным). Не сделанный вовремя звонок – это не состоявшаяся сделка, как минимум. Отработку обращений покупателей необходимо контролировать.

Автоматизированный бизнес-процесс полностью упорядочивает работу с коммерческими предложениями.

Ниже будут показаны скрины с конфигурации СРМ 1.4 от Рарус – эта конфигурация на обычных формах. Аналогично автоматизируются процессы на управляемых формах BAS с помощью конфигурации СРМ 2.0.

Примечание:

Если вы используете одну из конфигураций – «УТП», «УТ 2.3» или другие на обычных формах BAS, то ставьте "СРМ 1.4  от Рарус" – это «железно» будет работать. Если хотите "СРМ 2.0 от Рарус" или от BAS, тогда необходимо основную конфигурацию также заменить на другую конфигурацию на управляемых формах. Если у вас обычные продажи, то конфигурация "СРМ 2.0" может работать самостоятельно, без использования основной конфигурации.

Подробнее в картинках

Ниже показан рабочий стол «СРМ» с конфигурации «СРМ 1.4 от Рарус», где активна закладка «Бизнес-процессы» - список всех процессов компании. Слева можно выбрать фильтр для отбора необходимы процессов: «все», «конкретные процессы», «текущие» (у которых срок реакции по текущий день включительно), «процессы подразделения», «конкретного менеджера» и другие необходимые отборы.

Рис. 2. Схема текущего бизнес-процесса. Красными пунктирными линиями выделен текущий этап бизнес-процесса.

Нажав кнопку «Задачи бизнес-процесса», открывается список задач текущего бизнес-процесса, рис. 3

Ниже представлена схема текущего бизнес-процесса, где задан срок реакции, после которого задача будет просрочена. Задан вид документа, которые необходимо создать, чтобы задача закрылась успешно, задан исполнитель задачи. Схема бизнес-процесса автоматически заполняется из шаблона бизнес-процесса при создании процесса, ее можно корректировать под каждый бизнес-процесс, можно изменить сроки выполняется задач, исполнителей.

Рис. 6. Список шаблонов бизнес-процессов, которые есть в базе данных. На переднем плане схема шаблона бизнес-процесса «Коммерческое предложение».

Задачи по бизнес-процессам

Идеальный способ организации работы предприятия – «От задач», которые автоматически создаются согласно заданному процессу, если трудно представляется как все процессы автоматизировать и работать «От задач», то можно автоматизировать один какой-то самый ключевой процесс.

Ниже список текущих задач предприятия, в красной рамке перечень отчетов для анализа задач и процессов, видим срок выполнения этих задач, можно перенести выполнение задачи, прокомментировав причину. Можно настроить необходимые отборы, список видов отборов слева от списка задач. Текущий отбор - «Текущие». Варианты отборов из практики: «задачи склада» или другого отдела, задачи конкретного менеджера и т.д.

 

Рис. 7. Текущие задачи предприятия по активным бизнес-процессам. Отчеты по анализу задач. Срок выполнения задач.

Отчеты по задачам и бизнес-процессам

Рис. 9. Диаграмма с анализом количества задач по этапам бизнес-процесса.

Создание бизнес-процесса из события, зарегистрированного в базе данных BAS

Рис.12. Внешний вид бизнес-процесса "Коммерческое предложение". Основание-документ "Событие".
Рис.13. Бизнес-процесс создает задачу: сформировать документ "Коммерческое предложение" для клиента.

Завершающей точкой бизнес процесса при положительном результате – формирование сделки.

В заключении