BAS Документообіг. КОРП

BAS Документообіг. КОРП

Продукт "BAS Документообіг. КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также на средние и крупные коммерческие предприятия. 

Прикладное решение подходит для предприятий, которые используют в своей работе большой объем документооборота. 

Решение позволяет сократить время при регистрации документов, обработке и хранении документов. 

Система позволяет избежать потери оригиналов, а также обеспечивает поиск документов в режиме on-line.

Основные возможности "BAS Документообіг. КОРП"

1. Функциональные возможности "BAS Документообіг КОРП";
2. Управление бизнес-процессами и коллективная работа;
3. Управление проектной деятельностью в системе «BAS Документообіг КОРП»;
4. Регламентация процессов организации мероприятий в «BAS Документообіг КОРП»;
5. Организация ежедневной оперативной деятельности в «BAS Документообіг КОРП»;
6. Механизмы поиска информации в системе «BAS Документообіг КОРП»;
7. Применение квалифицированной электронной подписи и средств криптографической защиты;
8. Учет рабочего времени и механизмы контроля исполнительской дисциплины;
9. Организация работы в режиме распределенной информационной базы (РИБ);
10. Механизмы интеграции и обмена данными с прикладными решениями;
11. Использование «BAS Документообіг КОРП» как внешней библиотеки файлов.

Функциональные возможности "BAS Документообіг КОРП"

1. Управление документацией и доступом.

• Универсальность: Система поддерживает работу с любыми типами файлов. Каждая карточка документа соответствует действующим нормам делопроизводства (в частности Постановлению КМУ №1153).

• Методологическая поддержка: В комплект поставки входят 45 готовых инструкций, упрощающих адаптацию персонала.

• Безопасность и права доступа: Гибкая настройка прав (чтение, редактирование, удаление) на уровне папок, видов документов и грифов доступа.

• Возможность назначения разрешающих и запрещающих прав.

• Наличие аналитических отчетов для аудита прав доступа с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации.

2. Регистрация и контроль корреспонденции.

• Автоматизация учета: Регистрация входящей и исходящей почты с автоматической генерацией сложных регистрационных номеров.

• Инструменты идентификации: Поддержка печати штрих-кодов и регистрационных штампов непосредственно на документах.

• Исполнительская дисциплина: Автоматический запуск бизнес-процессов рассмотрения и постановки на контроль.

• Система уведомлений исполнителей о сроках и формирование отчетов по просроченным задачам.

• Полный цикл архивной обработки: формирование дел, передача в архив или уничтожение.

3. Работа с обращениями граждан.

В соответствии с ЗУ №393/96-ВР, система обеспечивает:

• Учет первичных, повторных и дублирующих обращений.

• Специализированное рабочее место для специалиста с полной историей переписки.

• Контроль сроков рассмотрения через систему специализированной отчетности.

4. Полный жизненный цикл договоров.

Система автоматизирует все этапы договорной работы:

• Подготовка и внешнее/внутреннее согласование проектов.

• Мультивалютный учет и контроль финансовых обязательств.

• Автоматическое продление (пролонгация) и мониторинг сроков действия.

• Контроль наличия сопроводительных документов и возврата экземпляров.

5. Потоковое сканирование и распознавание.

• Интеграция с оборудованием: Поддержка любых сканеров с интерфейсом TWAIN.

• Интеллект системы: Автоматическое распознавание текстов и штрих-кодов, позволяющее выполнять полнотекстовый поиск даже в отсканированных документах.

• Автозагрузка: Функция автоматического импорта файлов из сетевых каталогов с сохранением структуры папок.

6. Коммуникации и совместная работа.

• Встроенная почта: Позволяет работать с перепиской непосредственно в системе, используя ЭЦП для шифрования.

• Выполнение задач через Email: Возможность отчитываться о выполнении задачи простым ответом на почтовое сообщение.

• Контроль версий: Механизм блокировки файлов при редактировании исключает конфликты версий. Система сохраняет историю всех изменений с указанием автора и времени.

• Шаблоны: Автоматическое заполнение реквизитов в документах (суммы, контрагенты, даты) на основе настроенных шаблонов.

7. Связи и резолюции.

• Сложная иерархия: Настройка многосторонних связей между документами для быстрой навигации по истории взаимодействия с контрагентом.

• Система резолюций: Поддержка нескольких резолюций к одному документу, возможность их заверения электронной подписью должностных лиц (как внутренних, так и внешних).

• Контроль передачи: Учет движения бумажных экземпляров и контроль сроков их возврата от сторонних организаций.

Управление бизнес-процессами и коллективная работа

В решении "BAS Документообіг КОРП" реализован современный подход к автоматизации совместной деятельности через механизм типовых бизнес-процессов. Это позволяет стандартизировать жизненный цикл документов и обеспечить прозрачность выполнения задач.

Основные типы бизнес-процессов:

• Рассмотрение: Руководитель выносит резолюцию, после чего документ автоматически направляется на исполнение или ознакомление.

• Согласование: Поддержка параллельных, последовательных и смешанных циклов визирования. Предусмотрен автоматический возврат автору для доработки замечаний.

• Выполнение: Назначение ответственных лиц и соисполнителей с установлением сроков и контролем результатов.

• Утверждение и Регистрация: Официальное заверение документа ответственным лицом и последующее присвоение регистрационных номеров службой делопроизводства.

• Ознакомление и Поручение: Оперативная рассылка документов персоналу и контроль выполнения разовых задач.

• Комплексные процессы: Автоматизированная обработка входящей и исходящей корреспонденции по полному циклу (от регистрации до списания в дело).

Инструменты профессионального управления:

• Ролевая маршрутизация: Возможность назначать задачи не только конкретным сотрудникам, но и ролям (например, «Юрисконсульт» или «Главный бухгалтер»). Это обеспечивает непрерывность процесса даже при отсутствии конкретного сотрудника.

• Условная маршрутизация: Встроенный конструктор позволяет создавать гибкие маршруты в зависимости от параметров документа (например, суммы договора, категории или контрагента).

• Точный контроль сроков: Расчет времени на выполнение задач в днях, часах и минутах с учетом индивидуальных графиков работы.

• Эскалация и автоматизация: Система поддерживает автоматическую передачу просроченных задач руководству или автоматическое закрытие процессов при наступлении заданных условий.

• Иерархия и связи: Создание подчиненных бизнес-процессов позволяет структурировать сложные проекты и отслеживать их выполнение в едином дереве задач.

• Контроль качества (Hard Check): Возможность установки обязательных условий для завершения задачи (например, обязательное прикрепление скан-копии или заполнение ключевых полей), что минимизирует человеческий фактор.

Межсистемная интеграция бизнес-процессов

Уникальной особенностью "BAS Документообіг КОРП" является механизм «бесшовной» интеграции с другими системами линейки BAS (например, «BAS Управління торгівлею»). Это позволяет выстраивать сквозные процессы, которые начинаются в одной базе, проходят этап согласования в системе документооборота и завершаются в учетной системе. Для пользователя такое взаимодействие остается прозрачным и осуществляется в едином рабочем окне.

Анализ преимуществ для руководителя:

1. Дисциплина: Система не позволяет закрыть задачу «просто так», требуя подтверждения результата.

2. Гибкость: Любой сложный маршрут можно настроить без программирования через визуальный конструктор.

3. Эффективность: Автоматическая передача задач по ролям устраняет простои в работе компании.

Управление проектной деятельностью в системе «BAS Документообіг КОРП»

Функционал системы «BAS Документообіг КОРП» обеспечивает комплексное сопровождение проектной деятельности путем ведения аналитического учета объектов (входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, файлов, процессов, мероприятий, задач и т.д.) в разрезе соответствующих проектов. Программный продукт предоставляет инструментарий для автоматизации бизнес-процессов, направленных на реализацию планов проектов.

1. Функциональные возможности системы.

В рамках управления проектами предусмотрены следующие возможности:

• Ведение нормативно-справочной информации: Формирование карточек проектов и разработка иерархической структуры работ (WBS), содержащей перечень проектных задач.

• Учет ресурсов: Регистрация и контроль трудозатрат в разрезе отдельных проектов.

• Интеграция: Импорт проектных данных из внешнего программного обеспечения Microsoft Project (через файл формата XML).

• Визуализация и мониторинг: Инструменты для работы с планом проекта и использование диаграммы Ганта для контроля временных показателей.

• Отчетность: Генерация аналитических отчетов по результатам проектной деятельности.

2. Регламент реализации бизнес-процесса проекта.

Жизненный цикл проекта в системе автоматизирован по следующим этапам:

1. Инициация (подготовка и запуск проекта).

2. Планирование (определение ресурсов и сроков).

3. Утверждение плана (согласование параметров проекта).

4. Старт проектных работ (активация задач).

5. Выполнение (реализация запланированных мероприятий).

6. Завершение (подведение итогов и архивирование данных).

3. Аналитическая отчетность.

Для осуществления управленческого контроля в системе реализованы следующие формы отчетности:

• Текущее состояние проектных задач: Отображение актуального статуса выполнения этапов.

• Оперативный мониторинг сроков: Отчеты по задачам, запланированным к началу или завершению в ближайший отчетный период.

• План-фактический анализ сроков: Выявление и анализ отклонений от установленных плановых сроков.

• План-фактический анализ трудозатрат: Сравнение фактически использованных ресурсов с запланированными показателями.

Регламентация процессов организации мероприятий в «BAS Документообіг КОРП»

Автоматизация процессов сопровождения мероприятий (совещаний, конференций, заседаний и т.д.) направлена на оптимизацию временных затрат на этапе подготовки, упрощение процедур взаимодействия с участниками, а также обеспечение системного учета и контроля выполнения принятых решений.

1. Объекты и направления автоматизации.

Система обеспечивает поддержку полного цикла управления мероприятиями, включая:

• Классификацию мероприятий: Работа с внутренними, внешними и протокольными мероприятиями (заседания советов директоров, коллегиальных органов и т.д.).

• Управление ресурсами: Автоматизированное бронирование помещений и подбор оптимального времени проведения с учетом графиков занятости участников.

• Документальное сопровождение: Формирование программ мероприятий и протоколирование результатов.

• Контрольная функция: Фиксация управленческих решений и мониторинг их выполнения в установленные сроки.

2. Этапы бизнес-процесса управления мероприятием.

Процесс реализуется через последовательное выполнение следующих стадий:

I. Подготовка:

• Планирование состава участников, определение места и регламента времени.

• Формирование и согласование программы мероприятия.

• Подготовка информационных материалов и их автоматизированная рассылка участникам.

II. Проведение:

• Регистрация фактического присутствия/отсутствия приглашённых лиц.

• Фиксация ключевых тезисов и принятых в ходе обсуждения решений.

III. Оформление и утверждение результатов:

• Подготовка проекта протокола по результатам мероприятия.

• Запуск цикла согласования и утверждения протокола ответственными лицами.

IV. Исполнение решений:

• Постановка задач на выполнение пунктов протокола и контроль их завершения.

3. Аналитическая отчетность и оценка эффективности.

Для проведения аудита и анализа эффективности организации мероприятий в системе предусмотрены типовые формы отчетности, позволяющие отслеживать:

• Количественные показатели: Динамика проведения мероприятий и распределение по видам (категориям).

• Временные показатели: Совокупные затраты рабочего времени на подготовку и участие в мероприятиях.

• Исполнительскую дисциплину: Выявление фактов нарушения сроков организаторами, игнорирования мероприятий участниками или пропущенных сроков выполнения решений.

Организация ежедневной оперативной деятельности в «BAS Документообіг КОРП»

Для оптимизации рабочего времени и повышения эффективности выполнения должностных обязанностей в системе реализованы персонализированные инструменты мониторинга задач и контроля текущей деятельности.

1. Рабочая область «Текущие дела».

Окно «Текущие дела» является центральным пользовательским интерфейсом, который автоматически открывается при запуске системы. Оно обеспечивает консолидацию ключевой управленческой и оперативной информации:

• Контроль задач: Отображение актуальных задач пользователя и сводных данных по задачам подчинённых (для сотрудников с управленческими полномочиями).

• Информационный мониторинг: Визуализация событий календаря, новых сообщений электронной почты, обсуждений на форуме и запланированных мероприятий.

• Работа с документацией: Быстрый доступ к актуальным документам, находящимся в обработке.

• Учёт времени и присутствия: Отображение данных по учёту рабочего времени и виджета «Отсутствия», содержащего актуальный реестр сотрудников, находящихся вне офиса (командировки, отпуска, удалённая работа и т.д.).

2. Управление задачами через окно «Мои задачи».

Специализированный интерфейс «Мои задачи» структурирует рабочий процесс с помощью двух функциональных вкладок:

• «Задачи мне»: Аккумулирует все поручения, назначенные непосредственно пользователю, полученные через механизм ролевой адресации или в порядке делегирования полномочий.

• «Задачи от меня»: Позволяет осуществлять мониторинг выполнения задач, автором (инициатором) которых является текущий пользователь.

Для систематизации значительных массивов данных предусмотрен механизм цветовой маркировки (флажков). Это позволяет пользователю классифицировать задачи по приоритету, сложности или другим субъективным критериям для эффективного планирования рабочего дня.

Механизмы поиска информации в системе «BAS Документообіг КОРП»

Электронный документ в системе является структурированным объектом, объединяющим набор обязательных реквизитов (метаданных) и содержательную часть (файлы-вложения). Такая архитектура позволяет использовать как атрибутивные, так и контекстные данные для оперативного поиска информации.

1. Атрибутивный поиск (по реквизитам).

Система позволяет осуществлять поиск документов по любому набору полей, заполненных в карточке объекта. Это включает:

• Регистрационные данные (номер, дата);

• Контрагентов и корреспондентов;

• Ответственных лиц и подразделения;

• Проектные принадлежности и суммы.

2. Полнотекстовый поиск.

Для обеспечения максимальной эффективности извлечения данных реализован механизм полнотекстового поиска, который охватывает:

• Все поля карточек документов: Включая дополнительные реквизиты и комментарии.

• Содержимое файлов: Поиск осуществляется непосредственно в тексте версий файлов популярных форматов (Microsoft Office, PDF, TXT и др.).

• Морфологический анализ: Система автоматически учитывает грамматические формы и склонения слов на украинском, английском и русском языках, что обеспечивает высокую точность выдачи результатов независимо от формы поискового запроса.

3. Преимущества для пользователя.

• Высокая скорость доступа: Возможность найти необходимый документ по фрагменту текста или неполным данным.

• Сквозной поиск: Одновременная обработка данных в документах, файлах, задачах и мероприятиях.

• Гибкость фильтрации: Использование сложных условий и логических операторов для уточнения результатов поиска.

Применение квалифицированной электронной подписи и средств криптографической защиты

В системе «BAS Документообіг КОРП» реализована полноценная поддержка механизмов квалифицированной электронной подписи (КЭП) и шифрования данных. Данный функционал обеспечивает юридическую значимость электронного документооборота и конфиденциальность информации согласно действующему законодательству Украины.

1. Сферы применения КЭП в системе.

Пользователи имеют возможность накладывать и верифицировать электронную подпись для следующих объектов:

• Документация: Входящие, исходящие и внутренние документы.

• Бизнес-процессы: Подтверждение выполнения отдельных этапов или согласование документов в рамках процессов.

• Файловый обмен: Шифрование объектов для ограничения доступа и расшифровка уполномоченными лицами.

2. Интеграция с сервисом ИТС «Підпис».

Для обеспечения стабильной работы с криптографическими операциями рекомендуется использование специализированного сервиса ІТС «Підпис». Ключевые преимущества сервиса включают:

• Универсальность: Поддержка ключей всех аккредитованных центров сертификации ключей (АЦСК) Украины. 

• Совместимость форматов: Работа с расширенными типами подписей семейства CAdES, обеспечивающих различный уровень доказательной силы и долгосрочного хранения: 

• CAdES-BES (базовая подпись);

• CAdES-T (с меткой времени); 

• CAdES-X Long / Trusted (с полным набором данных для проверки и долгосрочным подтверждением).

3. Преимущества внедрения КЭП.

• Юридическая сила: Обеспечение аутентичности и целостности документов без необходимости их дублирования на бумаге.

• Безопасность данных: Защита содержания файлов от несанкционированного просмотра с помощью алгоритмов шифрования.

• Прозрачность проверки: Автоматическое отображение статуса валидности подписи непосредственно в интерфейсе программы.

Учет рабочего времени и механизмы контроля исполнительской дисциплины

Система «BAS Документообіг КОРП» обеспечивает инструментарий для детальной фиксации и анализа трудозатрат персонала. Наличие объективных данных об использовании рабочего времени позволяет руководству принимать обоснованные управленческие решения по оптимизации бизнес-процессов и нагрузки на сотрудников.

1. Система ежедневной отчетности.

В программном продукте реализован механизм ежедневных отчетов, в которых сотрудники фиксируют следующие данные:

• Временные показатели: Длительность выполнения операций.

• Аналитические разрезы: Привязка работ к конкретным проектам и видам деятельности.

• Содержательная часть: Детальное описание выполненных задач.

• Статус присутствия: Фиксация отсутствия на рабочем месте с указанием причин (плановый отпуск, командировка, дистанционная работа и т.д.).

2. Аналитическая отчетность для руководства.

На основе накопленных сведений система позволяет формировать консолидированную отчетность по различным параметрам:

• Затраты времени в разрезе структурных подразделений.

• Анализ загруженности персонала по видам работ.

• Сравнительные отчеты за произвольные временные периоды.

3. Планирование и календарное управление.

Функционал календарного планирования позволяет систематизировать рабочий график как отдельного сотрудника, так и организации в целом:

• Ведение календарей: Поддержка персональных и общих (коллективных) календарей.

• Синхронизация объектов: Возможность автоматического создания записей в календаре на основании документов, задач, писем электронной почты или запланированных мероприятий.

• Оптимизация коммуникаций: Автоматизированный подбор времени для проведения совместных мероприятий с учетом графиков занятости всех приглашенных участников.

Организация работы в режиме распределенной информационной базы (РИБ)

Система «BAS Документообіг КОРП» поддерживает технологию распределенных информационных баз (РИБ), что позволяет объединить территориально удаленные подразделения или филиалы предприятия в единый информационный контур. Данное решение обеспечивает синхронизацию данных между центральным узлом и периферийными базами при отсутствии постоянного высокоскоростного соединения с сервером.

Механизмы интеграции и обмена данными с прикладными решениями

Система «BAS Документообіг КОРП» разработана как открытая информационная система, обеспечивающая высокую степень интеграции с другими компонентами цифровой экосистемы предприятия. Это позволяет создать единое информационное пространство и обеспечить непрерывность бизнес-процессов между различными функциональными подсистемами.

Использование «BAS Документообіг КОРП» как внешней библиотеки файлов

Система «BAS Документообіг КОРП» обладает инструментарием для функционирования в роли внешней библиотеки файлов по отношению к другим информационным системам предприятия. Взаимодействие между прикладными решениями реализуется с помощью архитектуры веб-сервисов, что обеспечивает стабильный и высокоскоростной обмен данными.

1. Функциональные преимущества использования системы в качестве хранилища.

Применение программы как специализированной библиотеки файлов позволяет решить ряд стратегических задач:

• Оптимизация объемов баз данных: Разгрузка основной учетной системы предприятия путем переноса хранимых файлов (скан-копий, медиафайлов, технической документации) в «BAS Документообіг КОРП».

• Централизация активов: Создание единого репозитория для хранения неструктурированной информации, что обеспечивает надежность и удобство администрирования данных.

• Интеграция в общие бизнес-процессы: Файлы, присоединенные к объектам внешних информационных баз, автоматически становятся частью общего документооборота, что позволяет вовлекать их в процессы согласования, подписания КЭП и архивирования.

• Кросс-платформенный доступ: Организация совместного доступа к файлам для различных информационных систем и сторонних приложений в рамках корпоративной сети.

2. Обеспечение безопасности и целостности.

Использование веб-сервисов для работы с файлами гарантирует:

• Контроль доступа: Разграничение прав пользователей на просмотр и редактирование объектов.

• Версионирование: Автоматическое сохранение истории изменений файлов, поступающих из внешних систем.

• Безопасность передачи: Защищенный протокол взаимодействия между прикладными решениями.

3. Экономическая и техническая эффективность.

Внедрение модели «библиотеки файлов» позволяет предприятию унифицировать работу с документацией, снизить требования к аппаратной части учетных систем и обеспечить высокую скорость поиска необходимой информации в едином массиве данных.