BAS Зарплата та управління персоналом

BAS ЗУП — це комплексне програмне рішення для автоматизації процесів розрахунку заробітної плати, управління персоналом і реалізації кадрової політики підприємства з урахуванням чинного законодавства України та практичних потреб бізнесу.

Система забезпечує зручні та гнучкі інструменти для формування звітності, що дозволяє отримувати достовірну аналітичну інформацію в різних розрізах — для керівництва, HR-служби, бухгалтерії та інших підрозділів.

Основні можливості "BAS Зарплата та управління персоналом"

1. Розрахунок та облік заробітної плати у «BAS Зарплата та Управління Персоналом»;
2. Облік податків, зборів та регламентована звітність;
3. Облік та контроль використання робочого часу;
4. Кадрове діловодство, аналіз персоналу та військовий облік;
5. Управління штатним розкладом та контроль фонду оплати праці;
6. Відображення результатів розрахунку в обліку та синхронізація;
7. Багатофірмовий облік та підтримка різних організаційних форм;
8. Гнучкість та можливості індивідуального налаштування;
9. Масштабованість системи;
10. Ергономіка та інтерфейсні рішення;
11. Адміністрування та контроль системи;
12. Функціональні обмеження версії BAS Зарплата та Управління Персоналом (Базова).

Розрахунок та облік заробітної плати у «BAS Зарплата та Управління Персоналом»

Система надає інструментарій для побудови гнучких моделей мотивації з використанням ключових показників ефективності (KPI) як для окремих фахівців, так і для структурних підрозділів. Рішення автоматизує повний цикл взаєморозрахунків із персоналом та забезпечує детальний облік витрат на оплату праці.

Нарахування та форми оплати праці

Програма підтримує всі поширені форми оплати, що використовуються на госпрозрахункових підприємствах:

• Традиційні системи: почасова (за місячними, денними або годинними ставками), відрядна, а також їх комбінації з преміальними виплатами.

• Типові розрахунки: автоматизоване нарахування окладів, доплат до рівня мінімальної зарплати, індексації та разових премій.

• Спеціальні контракти: розрахунки за договорами ЦПХ, авторськими договорами та гіг-контрактами для резидентів «Дія Сіті».

• Середній заробіток: автоматичне обчислення відпускних, лікарняних (за рахунок підприємства та фондів), виплат за період відряджень.

• Незарплатні доходи: облік виплат у натуральній формі, реєстрація призів, подарунків та інших доходів фізичних осіб.

Утримання та погашення зобов'язань

• Виконавчі листи: розрахунок утримань з урахуванням комісійної винагороди платіжних агентів (банків, поштових служб).

• Кредитування: автоматизація розрахунків за позиками (диференційовані або ануїтетні платежі).

• Довільні алгоритми: можливість налаштування специфічних нарахувань та утримань за допомогою вбудованих формул.

Виплата заробітної плати

Система забезпечує гнучкість у питаннях фінансових виплат:

• Авансові платежі: виплата фіксованою сумою, відсотком від тарифу або за результатами розрахунку першої половини місяця.

• Канали виплат: через касу, банківські проєкти або через підзвітних осіб (роздавальників).

• Робота з дебіторською заборгованістю: реєстрація депонування, облік та списання депонованих сум після закінчення терміну давності.

Звітність та аналітика

«BAS Зарплата та Управління Персоналом» автоматизує підготовку регламентованої документації та надає інструменти для глибокого аналізу ФОП:

• Персоніфіковані документи: розрахункові листки, відомості типової та довільної форми.

• Зведені дані: повні та стислі звіти за нарахуваннями, утриманнями та фактичними виплатами.

• Управлінська аналітика:

• Аналіз фонду оплати праці (ФОП) у розрізі підрозділів та категорій співробітників.

• Моніторинг заборгованості з виплати заробітної плати.

• Журнали обліку виконавчих документів та депонованих коштів.

Для швидкого впровадження системи передбачено зручні механізми перенесення залишків заборгованості та початкових даних про штатну розстановку персоналу.

Облік податків, зборів та регламентована звітність

Програмне рішення «BAS Зарплата та Управління Персоналом» автоматизує процес обчислення податків і зборів згідно з актуальними нормами Податкового кодексу та законодавства про соціальне страхування. Система забезпечує точність розрахунків ПДФО, військового збору та єдиного соціального внеску (ЄСВ).

Розрахунок податків і внесків

• Диференційований облік доходів: Автоматична класифікація доходів для коректного нарахування ПДФО та військового збору.

• Гнучкі тарифи ЄСВ: Розрахунок внесків як за основним тарифом, так і за пільговими ставками (для осіб з інвалідністю, представників певних галузей тощо).

• Особливі режими оподаткування: Повна підтримка пільгових схем для компаній-резидентів «Дія City».

• Незарплатні доходи: Реєстрація та включення до податкової звітності доходів фізичних осіб, що не входять до фонду оплати праці.

Спеціальний облік та стаж

Програма дозволяє фіксувати специфічні умови праці для коректного відображення у звітності:

• Ведення обліку спеціального стажу (зокрема, за результатами атестації робочих місць).

• Робота з особливими формами зайнятості: неповний робочий день або нефіксований робочий час.

• Відображення даних про стаж у відповідних додатках до об’єднаної звітності.

Регламентована та аналітична звітність

На основі накопичених даних система автоматично формує повний пакет зовнішньої звітності:

• Податковий розрахунок (Об’єднана звітність): Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого ПДФО, військового збору та нарахованого ЄСВ.

• Статистична звітність: * Форма №1-ПВ («Звіт з праці»);

• Форма №3-борг («Звіт про заборгованість з оплати праці»).

• Адміністративні повідомлення: Своєчасне формування «Повідомлення про прийняття працівника на роботу» або укладення гіг-контракту.

• Внутрішня аналітика: Деталізовані звіти для перевірки сум обчислених податків у розрізі співробітників, періодів та типів нарахувань.

Облік та контроль використання робочого часу

Система «BAS Зарплата та Управління Персоналом» забезпечує гнучку автоматизацію обліку робочого часу, що є фундаментом для точного розрахунку заробітної плати та дотримання норм трудового законодавства.

Управління графіками роботи

Програма дозволяє створювати та налаштовувати графіки будь-якої складності:

• Типові та специфічні режими: п’ятиденка, шестиденка, змінні графіки, підсумований облік робочого часу, а також робота на умовах неповного робочого дня/тижня.

• Деталізація видів діяльності: можливість розподілу часу всередині однієї зміни (наприклад, окремий облік годин роботи на лінії та годин ремонту для водіїв) з подальшою оплатою за різними тарифними ставками.

• Індивідуальне планування: коригування графіків для окремих співробітників та фіксація фактично відпрацьованого часу в персональному порядку.

Реєстрація відхилень та документообіг

Всі відхилення від планового режиму роботи фіксуються спеціалізованими документами, на підставі яких автоматично формуються друковані форми наказів:

• Відпустки: надання основних та додаткових щорічних відпусток.

• Особливі умови: залучення до надурочних робіт, роботи у вихідні та святкові дні.

• Вимушені перерви та відсутності: реєстрація простоїв (тимчасове призупинення робіт), лікарняних та направлення у відрядження.

Табелювання та автоматизація розрахунків

• Формування табеля: На основі зареєстрованих даних система автоматично генерує Табель обліку робочого часу за типовою формою П-5.

• Зв’язок із нарахуваннями: Дані про фактично відпрацьований час стають базою для автоматичного розрахунку всіх видів оплати праці (окладів, доплат за нічні/вечірні години, понаднормові тощо).

• Методи обліку: Можливість вибору між методом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень) або методом суцільної реєстрації фактичних даних на основі табелів.

Управління відпустками

Програма автоматизує контроль за відпочинком персоналу:

• Ведення та актуалізація графіка відпусток підприємства.

• Автоматичний розрахунок залишків відпусток (як основних, так і додаткових) у розрізі кожного співробітника.

Кадрове діловодство, аналіз персоналу та військовий облік

Програмне рішення «BAS Зарплата та Управління Персоналом» забезпечує повний цикл адміністрування людських ресурсів — від збереження детальних персональних даних до формування аналітичної звітності та ведення військового обліку згідно з актуальними вимогами законодавства.

Кадрове адміністрування та документообіг

Система дозволяє автоматизувати ведення особових справ та підготовку кадрової документації:

• Облік персональних даних: Зберігання розширеної інформації про працівників (паспортні дані, ІПН, контактні дані, службові реквізити, банківські рахунки).

• Автоматизація наказів: Оформлення типових форм згідно з українськими стандартами:

• Прийом на роботу (форма П-1) та формування трудових договорів;

• Кадрові переведення та зміни умов праці;

• Звільнення (форма П-4).

• Особові картки працівників: Автоматичне заповнення форми П-2, що містить дані про освіту, склад сім'ї та стаж (загальний, безперервний, спеціальний, для вислуги років).

• Специфічні форми зайнятості: Реєстрація нових робочих місць, облік роботи на умовах неповного дня або нефіксованого робочого часу.

Аналіз кадрового складу та звітність

Широкий інструментарій побудови звітів дозволяє HR-службі та керівництву аналізувати стан персоналу за різними критеріями:

• Формування актуальних списків та реєстрів співробітників.

• Моніторинг кадрових переміщень («плинність кадрів»).

• Аналіз персональних даних та кваліфікації штату.

• Розрахунок середньої чисельності персоналу для статистичних потреб.

Військовий облік

Програма повністю адаптована під актуальні вимоги до ведення військового обліку на підприємствах. Система забезпечує автоматичне формування відомостей для подання до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП):

• Списки персонального військового обліку (за встановленими групами).

• Списки громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць.

• Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

• Повідомлення про зміну облікових даних (прийом на роботу, звільнення, зміна сімейного стану або місця проживання).

Управління штатним розкладом та контроль фонду оплати праці

Модуль управління штатним розкладом у системі «BAS Зарплата та Управління Персоналом» є ключовим інструментом для стратегічного планування чисельності персоналу та оптимізації витрат на оплату праці.

Планування штатної структури

Програма дозволяє детально описувати кожну позицію штатного розкладу, фіксуючи повний набір параметрів:

• Кваліфікаційні вимоги: підрозділ, посада, розряд та категорія.

• Умови праці: графіки роботи, специфічні умови діяльності та встановлена тривалість щорічних відпусток.

• Фінансові параметри: планові нарахування, надбавки та доплати, що закріплені за посадою.

Гнучкість ведення та історія змін

Система підтримує два підходи до управління штатною структурою:

1. Спрощений облік: внесення змін безпосередньо у картки посад (для невеликих компаній).

2. Розширений облік: реєстрація кожної зміни штатного розкладу за допомогою спеціальних документів. Це забезпечує збереження повної історії змін та можливість аудиту структури на будь-яку дату.

3. Життєвий цикл підрозділів: можливість встановлення дат формування/розформування відділів та введення/виведення посад, що дозволяє працювати лише з актуальним штатом.

Аналіз та контроль фонду оплати праці (ФОП)

Програма надає потужні інструменти для порівняльного аналізу та контролю:

• Укомплектованість штату: моніторинг зайнятих та вакантних ставок у реальному часі.

• Аналіз ФОП: порівняння планових показників штатного розкладу з фактичними нарахуваннями.

• Штатна розстановка: швидке формування штатного розкладу на основі поточних даних про працюючих співробітників на етапі впровадження системи.

Відображення результатів розрахунку в обліку та синхронізація

Система «BAS Зарплата та Управління Персоналом» забезпечує повну інтеграцію даних про оплату праці у фінансову звітність підприємства, автоматизуючи процес формування бухгалтерських проводок.

Інтеграція з бухгалтерським обліком

На основі проведених нарахувань та утримань програма автоматично готує дані для відображення у бухгалтерському обліку:

• Гнучка аналітика: користувач може заздалегідь налаштувати ступінь деталізації сум відповідно до облікової політики компанії.

• Методи відображення: можливість формування даних як персоналізовано (у розрізі кожного співробітника), так і зведено (за підрозділами або групами витрат).

• Резерви та зобов’язання: автоматичне формування даних для створення оціночних зобов’язань (резервів відпусток тощо), що дозволяє точно прогнозувати майбутні витрати підприємства.

Синхронізація з "BAS Бухгалтерія"

Для компаній, що використовують систему «BAS Бухгалтерія», реалізовано механізм створення єдиного інформаційного простору:

• Автоматичний обмін даними: синхронізація інформації відбувається за визначеним регламентом без участі користувача.

• Відповідність даних: регламентна синхронізація гарантує ідентичність кадрових та фінансових показників у обох системах.

• Оптимізація ресурсів: автоматичне перенесення проводок виключає подвійне введення інформації та мінімізує ризик виникнення розбіжностей у звітності.

Багатофірмовий облік та підтримка різних організаційних форм

Програмне рішення «BAS Зарплата та Управління Персоналом» реалізоване з урахуванням потреб як окремих підприємств, так і великих холдингових структур.

Управління групою компаній в єдиній базі:

• Єдиний інформаційний простір: Система дозволяє вести кадровий облік та розрахунок заробітної плати для декількох організацій в одній інформаційній базі.

• Підтримка різних юридичних статусів: В ролі окремих суб'єктів обліку можуть виступати як юридичні особи, так і фізичні особи-підприємці (ФОП).

• Консолідація та автономність: Попри ведення обліку в єдиній базі, для кожної організації забезпечується роздільне формування регламентованої звітності, власний штатний розклад та індивідуальні налаштування облікової політики.

Гнучкість та можливості індивідуального налаштування

Програмне рішення «BAS Зарплата та Управління Персоналом» містить універсальні алгоритми розрахунку та управління персоналом, що відповідають потребам більшості госпрозрахункових організацій. Для максимальної відповідності специфічним бізнес-процесам конкретного підприємства типове рішення може бути адаптовано в режимі «Конфігуратор».

Технологічні переваги та кастомізація:

• Програмування алгоритмів: Використання вбудованої мови дозволяє реалізувати будь-які складні алгоритми нарахувань та утримань, що виходять за межі стандартних налаштувань.

• Масштабованість структури: Можливість створення додаткових довідників та документів довільної структури для обліку специфічних даних.

• Персоналізація інтерфейсу: Налаштування зовнішнього вигляду форм введення інформації для підвищення зручності роботи користувачів.

• Візуалізація даних: Наочне представлення аналітичної інформації у вигляді графіків та діаграм для швидкого оцінювання ключових показників.

• Гнучкість друкованих форм: Широкі можливості для брендування та розробки індивідуального дизайну наказів, звітів та інших вихідних документів.

• Оперативна адаптація: Швидка зміна функціональності прикладного рішення за допомогою сучасних візуальних засобів розробки.

Масштабованість системи

Система передбачає три рівні розгортання залежно від масштабів організації та кількості користувачів:

• Локальне рішення: призначене для персонального використання або автоматизації робочих процесів у межах мікроорганізацій (однокористувацький режим).

• Файловий режим: розрахований на колективну роботу в невеликих групах. Поєднує можливість багатокористувацького доступу з мінімальними витратами на встановлення та адміністрування.

• Клієнт-серверна архітектура: високоефективне рішення на основі трирівневої моделі. Забезпечує підвищену відмовостійкість, централізоване зберігання даних та високу швидкість обробки інформації в умовах інтенсивного навантаження та великої кількості одночасних підключень.

Ергономіка та інтерфейсні рішення

Сучасний дизайн користувацького інтерфейсу орієнтований на поєднання низького порогу входження для нових співробітників із високою продуктивністю досвідчених фахівців.

Ключові переваги:

• Оптимізація масового введення даних: значне підвищення операційної швидкості завдяки інтелектуальній функції «введення по рядку» та адаптації елементів керування для ефективної роботи з клавіатурою (гарячі клавіші).

• Інструменти керування динамічними списками: розширені можливості структурування інформації, що включають індивідуальне налаштування видимості та порядку стовпців, а також гнучкі механізми фільтрації та сортування даних.

• Раціональне використання екранного простору: ергономічне компонування елементів, що дозволяє максимально корисно використовувати площу монітора для відображення пріоритетної інформації.

Адміністрування та контроль системи

Функціональні можливості системи забезпечують повний цикл адміністрування та технічного супроводу за допомогою таких інструментів:

• Управління правами доступу: розмежування прав на основі рольової моделі. Дозволяє індивідуально налаштовувати склад меню, склад командних панелей та мовний інтерфейс для кожного користувача або групи.

• Аудит і моніторинг: вбудований журнал реєстрації, що здійснює фіксацію всіх дій користувачів та системних подій для забезпечення безпеки та прозорості робочих процесів.

• Резервне копіювання та міграція даних: штатні засоби вивантаження та завантаження інформаційної бази, що гарантують збереження даних та можливість їх перенесення між різними середовищами.

• Сервісне обслуговування: автоматизовані інструменти для встановлення та оновлення як технологічної платформи, так і прикладних конфігурацій (рішень).

Функціональні обмеження версії BAS Зарплата та Управління Персоналом (Базова)

Використання базової версії програмного продукту передбачає певні технічні та функціональні особливості порівняно з версією ПРОФ:

• Облік та користувачі:

• Ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі не підтримується (тільки окремі бази для кожної юридичної особи).

• Робота в системі обмежена одним сеансом користувача (одночасний доступ декількох осіб до однієї бази неможливий).

• Технічна архітектура:

• Відсутня підтримка клієнт-серверного варіанту роботи та розподілених інформаційних баз (РІБ).

• Програмне рішення не підтримує використання COM-з’єднань та Automation-сервера.

• Конфігурування та безпека:

• Можливість внесення змін у функціонал (кастомізація) заблокована; передбачено роботу виключно з типовою конфігурацією.

• Не підтримується механізм обмеження доступу на рівні записів (RLS), а також функція версіонування об’єктів (історія змін).

• Сервісні функції:

• Обмежено доступ до вбудованого «Органайзера» (робота з поштою, завданнями, нотатками та нагадуваннями безпосередньо в програмі).

Умови переходу на розширену версію

У разі масштабування бізнесу — виникнення потреби у багатофірмовому обліку, забезпеченні одночасної колективної роботи або необхідності доопрацювання системи під специфічні процеси — передбачено перехід на версію ПРОФ. Дана версія повністю знімає вищезазначені обмеження та дозволяє розширити функціональні можливості системи без втрати накопичених даних.